Prozessoptimierung
Prozesse optimieren und automatisieren
Weniger manuelle Arbeit zwischen Anfrage, Angebot und Auftragsabwicklung
Digitale Prozessoptimierung setzt am Ablauf an: Welche Schritte lassen sich vereinfachen? Wo fehlen Informationen? Wo entsteht doppelte Arbeit? Automatisierung übernimmt geeignete Schritte anschließend nach festgelegten Regeln, etwa die Übertragung von Auftragsdaten oder die Erstellung wiederkehrender Dokumente.
Wir unterstützen euch dabei, solche Aufgaben technisch zu lösen. Ausgangspunkt ist ein konkreter Ablauf aus eurem Arbeitsalltag.
Kundenanfrage
Technische Klärung
Angebot & Auftrag
Fertigung
Qualitätsmanagement
Logistik & Auslieferung
Der Ablauf
Den Prozess verbessern, nicht nur digital nachbauen
Technische Anfragen und Angebote strukturieren
Kundenanforderungen kommen per E-Mail, in Dokumenten oder im persönlichen Gespräch. Für ein Angebot müssen Angaben zusammengetragen und fehlende Informationen nachgefordert werden.
- Mögliche Lösungen: Digitale Anfrageerfassung, Konfiguratoren und regelbasierte Unterstützung bei der Angebotserstellung.
- Das Ziel: Vollständigere Angaben, weniger Rückfragen und weniger wiederkehrende Handarbeit.
Daten zwischen bestehenden Systemen übertragen
Informationen werden in mehreren Anwendungen benötigt, aber immer wieder manuell eingetragen oder über Tabellen weitergegeben.
- Mögliche Lösungen: Schnittstellen, automatisierte Datenübertragung und abgestimmte Verarbeitungsschritte.
- Das Ziel: Weniger doppelte Eingaben und Übertragungsfehler.
Freigaben und Übergaben übersichtlicher gestalten
Zwischen Vertrieb, Engineering, Auftragsabwicklung und Produktion fehlen Informationen oder klare Bearbeitungsstände. Rückfragen und Abstimmungen verzögern den Ablauf.
- Mögliche Lösungen: Digitale Workflows mit definierten Zuständigkeiten, Statusübersichten und Benachrichtigungen.
- Das Ziel: Nachvollziehbare Übergaben und weniger Aufwand für das Nachhalten offener Aufgaben.
Dokumente und Auswertungen einfacher bereitstellen
Wiederkehrende Unterlagen werden manuell zusammengestellt, obwohl die benötigten Informationen bereits vorhanden sind.
- Mögliche Lösungen: Automatisierte Datenaufbereitung, Dokumentenerstellung und Bereitstellung auf Basis vereinbarter Vorlagen und Regeln.
- Das Ziel: Weniger manuelle Zusammenstellung und konsistentere Informationen. Dies sind mögliche Anwendungsfelder. Welche Lösung geeignet ist, hängt von eurem Ablauf, den vorhandenen Systemen und den technischen Voraussetzungen ab.
Zusammenhänge
Wie hängen Prozessoptimierung, KI-Hubs und digitale Zwillinge zusammen?
Prozesse vereinfachen und automatisieren
Hier steht der Arbeitsablauf im Mittelpunkt. Beispielsweise werden Daten zwischen Anwendungen übertragen, Freigaben gesteuert oder Dokumente aus vorhandenen Informationen erstellt.
Für viele dieser Aufgaben reichen feste Regeln aus.
KI gemeinsam nutzen
Ein KI-Hub bündelt ausgewählte KI-Anwendungen und regelt, wer welche Funktionen und Wissensquellen nutzen darf. Er kann beispielsweise dabei helfen, Informationen aus vorhandenen Unterlagen zu finden oder Textentwürfe vorzubereiten.
Zustände und Zusammenhänge abbilden
Ein Digitaler Zwilling bildet ein Produkt, eine Anlage oder einen Prozess digital ab und verknüpft das Modell mit relevanten Daten. Damit lassen sich je nach Ausgestaltung Zustände nachvollziehen, Veränderungen untersuchen oder mögliche Abläufe simulieren.
Der Weg zur Lösung
Wie aus einem manuellen Ablauf eine digitale Lösung wird
Aufgabe eingrenzen
Ein konkreter Ablauf bildet den Ausgangspunkt. Beteiligte Mitarbeitende beschreiben, was heute passiert, wo Aufwand entsteht und was sich verbessern soll.
Technischen Ansatz wählen
Anschließend wird geprüft, ob vorhandene Funktionen ausreichen, Systeme verbunden werden können oder eine zusätzliche Anwendung benötigt wird.
Mit echten Fällen testen
Typische Vorgänge und Sonderfälle zeigen, ob die Lösung im Alltag funktioniert. Dazu gehört auch, was bei fehlenden Daten oder Fehlern passiert.
Nutzung und Betreuung klären
Mitarbeitende müssen die Lösung bedienen können. Ebenso wichtig ist, wer sie betreut und bei Fragen oder Änderungen zuständig ist.
Die Verbesserung überprüfen
Bearbeitungszeit, Rückfragen oder Nacharbeit können zeigen, ob der Ablauf tatsächlich einfacher geworden ist.
Anwendungsbeispiele
Unsere Erfahrung
Wir entwickeln individuelle Software, Schnittstellen, Tools, Plattformen und Konfiguratoren.
Dabei arbeiten wir uns in betriebliche Abläufe ein und übersetzen fachliche Anforderungen in nutzbare Anwendungen.
Die folgenden Projekte zeigen unterschiedliche Aspekte dieser Entwicklungserfahrung:
Schmees & Lühn GmbH & Co. KG
Von technischen Anforderungen zum Angebot
Für den Hersteller von Fuß- und Radwegbrücken haben wir einen Konfigurator entwickelt. Kunden können Anforderungen und Ausstattungsmerkmale strukturiert auswählen; eine Datenbank unterstützt die automatische Angebotserstellung.
Was das Projekt zeigt: Individuelle Produktanforderungen lassen sich strukturiert erfassen und für nachfolgende Arbeitsschritte nutzen.
Josef Kränzle GmbH & Co. KG
Produktdaten zwischen Systemen nutzbar machen
Für den Hersteller von Hochdruckreinigern haben wir unter anderem Schnittstellen und einen Produktdatenimport im BMEcat-Format umgesetzt.
Was das Projekt zeigt: Vorhandene Produktinformationen lassen sich in digitale Anwendungen integrieren und weiterverwenden.
